איך המייל הבא שתשלחו לא יגיע לספאם?

דמיינו את התרחיש הבא: יצרתם מייל שיווקי עבור העסק שלכם, כתבתם כותרת מעולה, טקסט מדויק ואפילו הגדלתם לעשות ויצרתם גרפיקה נהדרת. אחרי ששלחתם את המייל אל רשימת התפוצה של הלקוחות שלכם, גיליתם שהוא הגיע לאזור המבאס מכל: תיקיית הספאם.

המייל שלכם עובר דרך ארוכה עד השלב בו הוא מגיע ללקוחות שלכם. המסע מתחיל במעבר בין שרתי וספקי אינטרנט, שרתים ארגוניים, תוכנות שונות – ובכל מפגש כזה ישנם שלל מסננים שיסרקו את המייל שלכם ויבחנו אותו, כדי לקבוע האם דינו להגיע לתיבת הדואר הנכנס או הספאם.

מה הסיפור של ״הודעות ספאם״?

ספאם הוא למעשה השם המודרני ל״דואר זבל״. מערכות האימייל השונות (Gmail, Hotmail, Outlook וכו׳) למדו לזהות מיילים מסוימים כמטרד – בין אם הם מכילים וירוסים, תכנים שנראים חשודים, או אם הם נשלחו לנמענים שלא אישרו קבלת אותם מיילים. מיילים שמזוהים כ״ספאמיים״ יישלחו אל תיקיית הספאם, שם יוכלו הנמענים לבחור האם לפתוח אותם או לא (ספוילר: כנראה שהם לא יפתחו אותם לעולם).

למה המיילים שלכם מגיעים לספאם?

ספקיות האימייל השונות למדו בעזרת אלגוריתמים לזהות באופן אוטומטי הודעות ספאם. אמנם הדרכים בהן האלגוריתמים פועלים לא חשופות בפני הקהל הרחב, אך במסגרת מה שכן ידוע לנו – הוא שהם מתבססים על מאגרי נתונים של דיווחי משתמשים. המשתמשים מסמנים אם ההודעה שקיבלו היא אכן ספאמית או לא, וכך מערכות שונות יודעות לסווג את המיילים כספאם בעת הצורך.

אילו הודעות יוגדרו כספאם על ידי חברות האימייל? למשל הודעות עם כתובות מייל מזויפות, הודעות שמגיעות משולח לא מאומת, הודעות ללא תוכן, תרמיות פישינג (הונאה ש”דגה” מידע חסוי ופרטים של יוזרים, תוך התחזות לאתרים מזויפים), מיילים שמפרים את המדיניות המוגדרת על ידי מערכת האימייל (כמו חברות ששולחות הודעות ללקוחות שלא אישרו קבלת מיילים ברשימת תפוצה), או הודעות נוספות המגיעות מגורם שהוגדר בעבר כשולח ספאם.

מלבד סינון המיילים הספאמיים, ישנה חשיבות גבוהה ליכולת ״העבירות״ של המייל. מערכות האימייל מתבוננות ברמת המוניטין של הגורם השולח את המיילים, וכן, ברמת האיכות והאמינות של השרת ממנו נשלח המייל. לכן, כדי למנוע מהמיילים שלכם להגיע לתיקיית הספאם, חשוב לשמור על שרתים אמינים ואיכותיים, אפשרות להשיב למייל, על כתובת שולח בעלת שם (לא No-reply למשל) וסיומת שאינה של מערכות האימייל החינמיות.

כך inwise מונעת ממיילים להגיע לספאם

במרבית המקרים, עבודת סינון הספאם של חברות האימייל עובדת נפלא. אך מה קורה כשהיא שוגה, ובוחרת לסנן את המיילים שתשלחו מטעם העסק שלכם ללקוחות? כדי להימנע מהתרחיש המתסכל הזה, יצרנו במערכת inwise שלל פתרונות חכמים שיסייעו למיילים שתשלחו להגיע אל יעד האינבוקס:

אנטי-ספאמרים זה אנחנו
inwise מחויבת למדיניות אנטי-ספאם ופועלת על פי חוקיה. מה זה אומר?

• ניטור רשימות תפוצה – אנו עוברים על כל רשימת תפוצה ובודקים האם מדובר ברשימות מורשות ומאושרות. כל חשבון שנפתח ב-inwise עובר בדיקה קפדנית בה אנו דורשים מידע לפני אישור פעילות של החשבון (בין היתר – מהו מקור רשימת התפוצה) מתוך חשש מספאמרים.
• כתובת השולח – כל דיוור שנשלח על ידינו כולל את כתובת העסק השולח, כך שאנשי הקשר יוכלו לזהות את מקור ההודעה ואף לשלוח תגובה בעת הצורך.
• ניטור תכנים – כל המיילים שנשלחים דרך המערכת שלנו נבדקים ומנוטרים, כך שהודעות פוגעניות או בוטות נמחקות באופן מיידי.
• הסרה מרשימת התפוצה (Unsubscribe) – המיילים שנשלחים מאיתנו כוללים לינק להסרה מרשימת התפוצה, כדי שבמקרה הצורך, אנשי הקשר המקבלים את ההודעות יוכלו להסיר את עצמם בקלות מרשימת התפוצה.
• שמירה על קשר הדוק עם חברות האינטרנט (הוט, בזק וכו׳) – המגדילה את הסיכויים לכך שהדיוורים שיוצאים מאיתנו יגיעו ליעדם בבטחה. כמו כן, במקרים חריגים של דיווחים על שולחים, אנו בוחנים את המקרים ומטפלים בו באופן המקיף ביותר.

מוודאים שאתם-באמת-אתם
בעידן של פישינג שמגיע מכל עבר, חשוב לנו לשמור עליכם.

• בעזרת DKIM, SPF ו-Domain keys, אנחנו מוודאים שישנה התאמה בין כתובת הדומיין שלכם (הכתובת ממנה שלחתם את המייל) לבין הדומיין של העסק שלכם. אנו עושים זאת כדי למנוע מגורמים שלישיים לנסות להתחזות אליכם, או להונות בשמכם. למשל, כשמגיע מייל מהכתובת [email protected], אנחנו מוודאים שאכן מדובר בדואר ישראל, ולא בגורם שמנסה להשתמש בשם של הדואר ולהונות.
• מה קורה במקרים בהן חברות גדולות חוסמות ומסננות מיילים שנשלחים לעובדים מטעמי אבטחת מידע? אנו יוצרים קשר ישירות עם מחלקות ה-IT של החברות כדי לפתוח תנועת מיילים שנשלחים דרך מערכת inwise.

הסרת אנשי קשר אוטומטית
אם לקוח מסוים סימן את המייל ששלחתם כספאם, נדאג להסיר אותו מרשימת התפוצה באופן אוטומטי כדי שלא יישלחו אליו הודעות נוספות.

• אנו מאפשרים הוספת כפתור לדיוור המאפשר סימון של מייל מסוים כספאם (אגב, גם לחברות האינטרנט יש כפתור שמאפשר תלונה על גורמים מספימים).
• כמו כן, המערכת שלנו מקבלת התראה כשנמען מתלונן על ספאם, דואגת להסיר אותו מרשימת התפוצה ובוחנת את הגורם השולח.

שליחה חוזרת
ישנם מקרים בהם מייל ששלחתם לא יגיע ליעד שלו (בגלל כתובת שגויה, תיבת דואר של הנמען מלאה, או שלל סיבות אחרות).

• בהנחה ומתקיים תרחיש כזה, inwise מנסה לשלוח את ההודעה אל איש הקשר מספר מוגדר של פעמים. במידה והמייל לא נשלח, היא מפסיקה את נסיונות השליחה כדי ששרתי הדואר לא יזהו זאת כספאם – שכן, אם נמשיך לנסות לשלוח את ההודעה פעם אחר פעם, יחשיב ניסיונות אלו כפעולה זדונית.

אלו רק חלק מן הפעולות ש-inwise מבצעת לטובת הלקוחות שלה. מגוון הפעולות שמבוצעות על ידי המערכת נועדו כדי לשמור על זרימת המיילים העסקיים שלכם, על תדמית העסק שלכם, ועל איכות הפעילויות השיווקיות שלכם.

רוצים להתחיל לשלוח מיילים שיגיעו לתיבת הדואר הנכנס של אנשי הקשר שלכם? מתחילים כאן