אז מה בעצם ההבדל בין שליחת מייל להפצת ניוזלטרים?
בעבר הרחוק של הרשת (אי שם בשנות התשעים המוקדמות), אנשים היו רגילים לשלוח אחד לשני הודעות אישיות שהיו ידועות כהודעות דואר אלקטרוני. ההודעות האלו בדרך כלל היו ממוענות לאדם אחד או לקבוצה מצומצמת יחסית של אנשים.
ככל שגבר השימוש באינטרנט בעולם העסקי ובתוך מוסדות וארגונים, כך מצאו את עצמן יותר ויותר חברות משתמשות במערכות דואר אלקטרוני פנימיות, אך העיקרון הבסיסי של שליחת הודעות ממוקדות לצרכי עבודה שוטפים או שמירה על קשר עם עמיתים לעבודה, נשאר בעינו.
במרוצת השנים ועם ההבנה שהאינטרנט הוא כלי מצוין לשיווק עצמי ומכירת שירותים, החלו להתפתח יותר ויותר אתרי תדמית ושיווק שמכרו לגולשים שירותים או מוצרים דרך הרשת. על מנת להפיץ את המסר שלהם, אתרים אלו נאלצו להשתמש במערכת שליחת מכתבים מתקדמת יותר בה היה ניתן לנהל רשימות גדולות של אנשי קשר ולשלוח קבוצות גדולות של מכתבים בבת אחת. כך נולדו למעשה המערכות הראשונות להפצת ניוזלטרים, וגם העיקרון הבסיסי לפיו הן פועלות, נשאר פחות או יותר קבוע עד היום.
ישנם מספר הבדלים עקרוניים בין שליחה רגילה של הודעות דואר אלקטרוני ובין הפצת ניוזלטרים:
- המייל הרגיל נשלח לרוב לכמה נמענים בודדים, או אולי כמה עשרות, לעומת זאת אין מגבלה על מספר האנשים שהניוזלטר ישלח אליהם. השרתים "הרגילים" מגבילים את כמות המיילים הנשלחים על מנת שלא לגזול יותר מדי משאבי מערכת. כאשר מעוניינים להפיץ ניוזלטר למספר רב של נמענים נעזרים לרוב במערכות דיוור מקצועיות, להן שרתים ייעודיים בעזרתם ניתן להפיץ כמויות של מיילים.
- בעת שליחת ניוזלטר, כל נמען יכול לקבל גרסה אישית של ההודעה הפונה אליו (עם שמו ו/או פרטיו) השרת לא שולח את אותה הודעה בדיוק לכמה אנשים דרך שדה cc או bcc. בנוסף ניתן לפלח מיילים שונים לקבוצות שונות אשר להן מכנה משותף מסוים, אשר יקבל ביטוי בדיוור.
- ניוזלטר בדרך כלל מורכב ממדיה עשירה כגון תמונות וטקסט והוא מעוצב בצבעים וגדלים שונים, ממש כמו כל עמוד אינטרנט (כיום 99% מתוכנות הדואר האלקטרוני יודעות לקרוא פורמט זה). שימוש בדיוור הכולל את מרכיבי המיתוג של העסק תורם לתדמית ולנראות המקצועית כמו גם מניע לפעולה.
- השרת עליו מותקנת תוכנת הניוזלטר, יודע לאתר כמה אנשים פתחו את המכתב ואפילו לחצו על קישורים הנמצאים בו. לעומת זאת, לשרת (או אתר אינטרנט) רגיל השולח דואר אלקטרוני, אין שום דרך לעקוב אחרי הנתונים האלו. כאשר נעזרים בניוזלטר ככלי שיווקי חשוב מאוד לבדוק באופן עקבי מה עובד טוב ובמה צריך להשתפר. מערכת דיוור מציגה דוחות מפורטים על הצלחת הקמפיינים מהם ניתן ללמוד רבות.
לסיכום ניתן לומר שמייל הינו אמצעי לתקשורת בין אנשים וניוזלטר הנו אמצעי שיווקי. כאשר מנסים להיעזר בשרת המייל הרגיל לשליחת דיוור לתפוצה רחבה של נמענים עלולים להיתקל בקשיים רבים ולרוב יוצאים מכך נפסדים.
