טיפים והמלצות לתכנון תבנית מוצלחת לניוזלטר

הרוחב המקסימאלי המומלץ לניוזלטר הוא של 650 פיקסלים, אך אם ניתן עדיף עד 600 פיקסלים. אם תשלחו ניוזלטר רחב יותר ייתכן שכדי לראות את כל התוכן יצטרך איש הקשר להיעזר בפס הגלילה התחתון.
אורך הניוזלטר אינו מוגבל. יחד עם זאת, ניוזלטר ארוך מידי עלול להרתיע אנשי קשר, אשר לא יטרחו לקרא אותו עד סופו. כתוצאה מכך הם עלולים להפסיד את התכנים שבתחתית המייל. כדי לפתור בעיה זו, ניתן לשלב בניוזלטר אך ורק את הפתיחים, של כל המדורים והמאמרים, ולהפנות את הקוראים, שמתעניינים בנושא, לקרוא את המשך המדור או המאמר, באמצעות לחיצה על קישור שמוביל לעמודי אינטרנט אחרים.

חשוב לשים לב לאיכות קוד ה- html ולהשתמש בעורכי תוכן שמפיקים קוד html טהור ונקי, משום שיש לכך השפעה על תצוגת המייל בתיבות דוא"ל שונות ועל משקלו. (קוד נקי אינו כולל תוספת פקודות שנצמדו לו בתוכנות אחרות כגון, תוכנות office, או תגיות html פתוחות ומיותרות).

כמו כל דבר כמעט, הניוזלטר מתחלק לשלושה חלקים: שלט השם, גוף הניוזלטר ובתחתית פרטי קשר ותיבת קרדיטים.

בראש הניוזלטר יש להציב את שלט השם, אשר מכיל את שמו של הניוזלטר, בצורה מעוצבת בשילוב או שלא בשילוב עם הלוגו של החברה וכן את תגית השם, אשר מתארת את נושא הניוזלטר וגם את התאריך ומספר הגיליון.
אם ניתן – רצוי לשלב בשלט השם גם קישור לאתר החברה.

יש המשלבים, באמצעות תכונת מיזוג הדואר, את שמו של כל אחד מאנשי הקשר בדברי הפתיחה לניוזלטר (לדוגמה: שלום יואל, השבוע התבשרנו כי… ). פעולה פשוטה זו, תגביר במידת מה את רצונו של איש הקשר לעיין בניוזלטר.
צריך לשאוף לכך שהכותרת הראשית של כל גיליון וכן הפניה האישית לאיש הקשר ייראו בחלון הpreview כשהמייל מתקבל, גם מבלי שאיש הקשר פתח את ההודעה. שלט השם צריך להיות מעוצב היטב, כדי שיהיה קל לזהותו ויהיה נעים לקבל אותו.

עיצוב גוף הניוזלטר תלוי בכמות התכנים שאנו רוצים ויכולים לספק.
רצוי לתכנן ולדעת מראש האם נוכל לספק, בכל פעם מחדש, תכנים מרובים. האם נוכל לערוך חומרים ולהציבם בתוך תבנית מורכבת, המכילה מדורים רבים. ארגונים שונים יכולים להגיע למסקנות שונות: ארגון שיש לו פחות משאבים עשוי להגיע למסקנה שדי לו לדוור מאמר אחד בכל פעם.
עיצוב גוף הניוזלטר – ניתן לבחור בעיצוב פשוט, כזה שמורכב מטבלה אחת המחולקת לשורות ובכל שורה מאמר או מדור אחר. גם תבנית כזו יכולה להיות מעוצבת בצורה מקצועית .
אם הגעתם למסקנה שאתם יכולים להזין תכנים מרובים, לתוך תבנית מורכבת, תוכלו לבחור במבנה מתקדם יותר המכיל טבלאות מרובות בעלות תאים ממוזגים ובחלוקה לא סימטרית. (ראה דוגמה)
מומלץ להקצות בניוזלטר מקום למדורים קבועים כגון: מאמר מקצועי שיש בו מן התרומה לכל לקוח, מבצע חודשי, חדשות מהתחום או הענף, דבר העורך וכדומה. פעולה שתחסוך לנו זמן רב בעת הזנת התכנים לתוך הניוזלטר.
את ההזנה של התכנים והגרפיקה לתוך התבנית עלינו לעשות בזהירות. ולהקפיד לשלבם בהתאם למגבלות התבנית, כדי שלא נעוות אותה. לדוגמה, כאשר שילוב תמונה "מרחיב" את התבנית, יש להקטין את התמונה. כדי להשיג מראה מקצועי יש לשמור על מידות פרופורציונאליות. זאת ניתן לעשות על ידי שימוש בכל תוכנה לעריכת גרפיקה.

פרטי קשר ותיבת קרדיטים – במקום זה מומלץ לכלול את הפרטים ליצירת קשר כגון: כתובת פיסית של החברה, מספרי טלפון וכתובות דוא"ל שניתן להקליק עליהן לצורך יצירת קשר, וכן אפשרות ידידותית להסרת כתובת הדוא"ל של איש הקשר מרשימת התפוצה.

החלונות הנפתחים בהקלקה על הקישורים צריכים להיות זהים בעיצובם הכללי לדף הראשי של הניוזלטר: הצבעים, גודל הפונט, התוספות הגראפיות וכדומה. אם מדובר בחלונות שבאמצעותם ניתן לרכוש את המוצרים חשוב שהם יהיו מאוד נוחים לשימוש ואפילו רצוי להטמיע בהם מראש את הפרטים האישיים הידועים לכם על מקבלי המייל (לדוגמה השם הפרטי), כדי להקל עליהם את חווית הרכישה ולהניע אותם לעשות זאת באופן מיידי עם קבלת הניוזלטר.

שם השולח והנוסח של שורת הנושא, במייל שמכיל את הניוזלטר, גם הם צריכים להיות חלק מתבנית קבועה. אם החלטתם לכתוב בשם השולח את שם החברה באנגלית, יש להתמיד בכך ולהיצמד להחלטה, לאורך כל הדיוורים של הניוזלטר. בשורת הנושא של המייל ניתן לקבוע למשל שהיא תכיל את שם הניוזלטר ומספר הגיליון לדוגמה: "הניוזלטר שלנו – גיליון 35". (אם נקפיד על כך, יוכל איש הקשר למצוא בקלות ניוזלטר קודמים שנשלחו אליו באמצעות מיון הדואר לפי כתובת השולח או שורת הנושא).

חשוב לזכור – קל מאוד לבצע דיוור אלקטרוני – אך לא קל להצליח בדיוור אלקטרוני!